Facturation et encaissement : les règles à connaître pour être payé

Par Laure Mazerolle, rédactrice en chef · mis à jour le 24 septembre 2026

Les règles de facturation tiennent en trois obligations : émettre une facture pour chaque vente à un professionnel, y porter les mentions exigées par le Code de commerce et le Code général des impôts, et respecter un délai de paiement plafonné à 60 jours. Tout le reste en découle. Une facture qui oublie la date d'échéance ou le taux des pénalités vous expose à une amende, et surtout elle vous désarme le jour où le client ne paie pas. Une facture de 6 000 € réglée avec deux mois de retard vous doit environ 160 € de pénalités et d'indemnité, à condition de les avoir prévues. Ce guide suit le parcours complet, de l'émission à l'encaissement, avec les chiffres en vigueur en septembre 2026.

Quand faut-il émettre une facture, et pour qui ?

L'article L441-9 du Code de commerce pose la règle : tout achat de produits ou toute prestation de services pour une activité professionnelle fait l'objet d'une facturation. Le vendeur la délivre dès la livraison ou la réalisation de la prestation, et l'acheteur est tenu de la réclamer.

Client professionnel, particulier ou entité publique

Avec un client professionnel, la facture est systématique. Avec un particulier, tout dépend de ce que vous vendez. Pour une prestation de services, une note (le nom donné à la facture remise à un particulier) est obligatoire au-dessus de 25 € TTC, et en dessous si le client la demande. Pour une vente de biens, elle n'est due qu'à la demande du client, en cas de vente à distance ou de livraison intracommunautaire exonérée. Les entités publiques, enfin, reçoivent leurs factures exclusivement par le portail Chorus Pro.

Le bon moment pour facturer

Deux assouplissements comptent pour une TPE. La facture récapitulative : plusieurs livraisons au même client dans le mois peuvent être regroupées sur une facture émise au plus tard à la fin du mois. Et la facture en début de période pour les abonnements et services récurrents.

Dans la pratique, le problème des petites structures n'est jamais la facture émise trop tôt. C'est celle qui part avec trois semaines de retard, parce que le dirigeant la rédige le dimanche soir. Le délai de paiement court souvent à partir de la date d'émission : chaque jour perdu se paie en trésorerie.

Quand le client verse une avance, un acompte, c'est-à-dire une fraction du prix payée avant la livraison, donne lieu à une facture d'acompte. Elle porte les mêmes mentions qu'une facture classique, et la facture définitive doit faire référence aux factures d'acompte déjà émises.

Les mentions obligatoires, et pourquoi elles servent à être payé

Les mentions viennent de deux textes : l'article L441-9 du Code de commerce et l'article 242 nonies A de l'annexe II du Code général des impôts. On les lit souvent comme une liste administrative. C'est une erreur. Celles qui concernent le paiement sont précisément celles qui vous permettront de réclamer des pénalités sans discussion.

Identification et opération

• la date d'émission et un numéro unique ;
• la date de la vente ou de la prestation ;
• votre identité (dénomination, adresse, numéro Siren, et pour une société la forme juridique et le capital) ;
• le nom et l'adresse du client, et son adresse de facturation si elle diffère ;
• les numéros de TVA intracommunautaire du vendeur et du client professionnel redevable, sauf pour les factures inférieures ou égales à 150 € HT ;
• le numéro du bon de commande, si l'acheteur en a établi un ;
• la quantité, la dénomination précise et le prix unitaire hors TVA, le taux de TVA, les totaux HT et TTC, et toute réduction de prix acquise.

Les mentions de règlement

• la date d'exigibilité, c'est-à-dire le jour où le paiement doit intervenir ;
• les conditions d'escompte, la réduction accordée en cas de paiement anticipé. Sans escompte, écrivez « Escompte pour paiement anticipé : néant » ;
• le taux des pénalités de retard ;
• le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, fixé à 40 € par l'article D441-5 du Code de commerce.

La numérotation doit suivre une numérotation chronologique continue, sans trou ni doublon. Plusieurs séries sont possibles (par année, par établissement, par catégorie de clients), du type F2026-001, à condition que chacune reste continue. La liste exhaustive, avec les mentions propres à certaines situations comme l'autoliquidation ou la garantie légale de conformité, se trouve dans notre guide des mentions obligatoires sur une facture.

Corriger une facture : avoir ou facture rectificative

Une facture émise ne se modifie pas et ne se supprime pas. Avant paiement, vous émettez une facture rectificative, avec un nouveau numéro et la mention « annule et remplace la facture n° ». Après paiement, la correction passe par un avoir, un document qui annule tout ou partie d'une facture antérieure et porte son propre numéro. Refaire la facture sous le même numéro crée un décalage entre votre comptabilité et celle du client, exactement ce qu'un contrôle fiscal repère.

Délai de paiement : ce que la loi autorise entre professionnels

L'article L441-10 du Code de commerce fixe trois niveaux :

• par défaut, si vos conditions générales de vente et le contrat ne disent rien : 30 jours après la réception des marchandises ou l'exécution de la prestation ;
• délai convenu : 60 jours maximum après la date d'émission de la facture ;
• par dérogation : 45 jours fin de mois après l'émission, si le contrat le stipule expressément et sans abus manifeste envers le fournisseur.

Pour les factures périodiques, le plafond descend à 45 jours après l'émission. Certains secteurs ont leurs propres délais, souvent plus courts : 30 jours après la facture dans le transport routier de marchandises, 20 jours après la livraison pour le bétail vivant et la viande fraîche.

Le piège du « 45 jours fin de mois »

Deux méthodes de calcul coexistent. Prenons une facture émise le 1er août 2026. Fin de mois puis 45 jours : échéance au 15 octobre. Quarante-cinq jours puis fin de mois : échéance au 30 septembre. Quinze jours d'écart sur chaque facture. La méthode doit être écrite dans le contrat, sinon chacun retiendra celle qui l'arrange.

Et la procédure de vérification qu'imposent certains grands comptes ? Elle est limitée à 30 jours après la livraison, sauf clause contraire non abusive, et ne peut ni allonger le délai de paiement ni en décaler le point de départ.

Pénalités de retard : le calcul, chiffres à l'appui

Les pénalités de retard sont exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture, sans qu'aucun rappel soit nécessaire.

Quel taux appliquer en 2026 ?

Si vos conditions ne prévoient rien, le taux est celui de la Banque centrale européenne pour son opération de refinancement la plus récente, majoré de 10 points : le taux en vigueur au 1er janvier vaut pour le premier semestre, celui du 1er juillet pour le second. Pour le second semestre 2026, cela donne 2,40 % + 10 = 12,40 % (12,15 % au premier semestre). Vos CGV peuvent prévoir un autre taux, mais jamais inférieur à trois fois le taux de l'intérêt légal. Celui applicable entre professionnels étant de 2,75 % au second semestre 2026, le plancher ressort à 8,25 %.

S'y ajoute l'indemnité forfaitaire de 40 €, due une fois par facture payée en retard (pas par jour), même en cas de paiement partiel, et non soumise à la TVA. Si vos frais réels de recouvrement dépassent 40 €, un complément peut être demandé sur justificatifs.

Exemple : une facture de 6 000 € payée avec 60 jours de retard

Votre facture de 6 000 € TTC arrive à échéance le 31 juillet 2026. Le client paie le 29 septembre, soit 60 jours après. Vos factures mentionnent le taux de référence. Le calcul se fait en jours, sur une base de 365 :

162 € sur 6 000 €, ce n'est pas une fortune. Le rôle des pénalités n'est pas de vous enrichir mais de donner un prix au retard : un client qui sait que vous les appliquez ne vous range plus en bas de sa pile. Faut-il les réclamer à un client fidèle qui paie avec dix jours de retard ? C'est une décision commerciale. Encore faut-il avoir le choix, donc les avoir inscrites sur la facture. Les cas particuliers sont traités dans notre guide sur le calcul des pénalités de retard.

Facture électronique : où en est-on en septembre 2026 ?

Selon le calendrier de l'administration fiscale, depuis le 1er septembre 2026 toutes les entreprises doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques, et les grandes entreprises et ETI doivent les émettre. Au 1er septembre 2027, l'obligation d'émission s'étend aux PME et aux microentreprises.

Une facture électronique n'est pas un PDF envoyé par mail. C'est un fichier structuré (formats UBL, CII ou mixte), transmis par une plateforme agréée, un opérateur immatriculé par l'administration qui émet, reçoit et transmet les factures et leurs données. Le PDF ordinaire et la facture scannée ne seront plus conformes entre entreprises françaises assujetties à la TVA.

Pour la plupart des TPE, 2026 est donc l'année de la réception. Si l'un de vos fournisseurs est une ETI, il vous adresse déjà ses factures par sa plateforme, et il vous en faut une pour les recevoir. Faute de quoi l'administration met en demeure de régulariser sous 3 mois, puis applique une amende de 500 €, et 1 000 € par nouvelle période de 3 mois. Les étapes pour choisir votre outil sont détaillées dans notre guide pour recevoir des factures électroniques.

La réforme ajoute l'e-reporting : la transmission à l'administration de données de transaction et de paiement pour les opérations hors facture électronique, comme les ventes aux particuliers ou les échanges avec l'étranger. Il suit le calendrier de l'émission. Pour une TPE qui vend au grand public, c'est le volet qui demandera le plus d'attention en 2027.

Facture impayée : l'escalade, étape par étape

Face à une facture impayée, la tentation est d'attendre. Mauvaise idée : plus une créance vieillit, moins elle a de chances d'être recouvrée, et le client qui ne vous paie pas en fait probablement autant avec d'autres. Voici la séquence que nous recommandons, avec les coûts officiels quand ils existent.

Relance et mise en demeure

La relance n'est pas obligatoire, mais elle règle une bonne part des retards, souvent dus à une facture égarée ou à un bon de commande manquant chez le client. Appelez avant d'écrire : en deux minutes, votre interlocuteur vous dira si la facture est bloquée et pourquoi. Un calendrier type et des modèles de courriers figurent dans notre guide de la relance de facture impayée. Si le client conteste la prestation elle-même, relancer ne sert à rien : réglez d'abord le désaccord.

La mise en demeure est une interpellation formelle qui somme le client de payer. Elle prend la forme d'une lettre recommandée avec accusé de réception rédigée en termes clairs et fermes, d'une sommation délivrée par un commissaire de justice (plus dissuasive, mais payante), ou d'une clause du contrat prévoyant que la seule arrivée de l'échéance vaut mise en demeure. Elle fait partie, en pratique, des pièces à joindre à une requête en injonction de payer.

L'injonction de payer, plus exigeante depuis septembre

L'injonction de payer est une procédure judiciaire sans audience : le juge examine vos pièces et, s'il les estime fondées, rend une ordonnance condamnant le client à payer. Elle suppose une créance, c'est-à-dire une somme qui vous est due, certaine, liquide et exigible : non sérieusement contestable, d'un montant déterminé et arrivée à échéance. Entre commerçants, la requête va au greffe du tribunal de commerce (ou des activités économiques) du siège du débiteur, par le formulaire Cerfa n° 12946 ou en ligne. Si le client exerce une profession libérale, c'est le tribunal judiciaire.

Depuis le 1er septembre 2026, l'ordonnance doit être signifiée par un commissaire de justice dans les 3 mois suivant sa date, contre 6 auparavant, sous peine de caducité. Le client dispose ensuite d'un mois pour faire opposition. Sans avis d'opposition dans les 2 mois de la signification, vous pouvez passer à l'exécution forcée. Une ordonnance reçue doit donc partir chez le commissaire de justice dans la semaine, pas dans le trimestre. Le détail de la procédure est dans notre guide de l'injonction de payer.

Combien de temps pour agir ?

Entre commerçants, ou entre un commerçant et un non-commerçant, les obligations nées du commerce se prescrivent par cinq ans (article L110-4 du Code de commerce). La prescription, c'est l'extinction du droit d'agir en justice à l'expiration de ce délai. Cinq ans paraît confortable. Sauf qu'un client qui ne paie plus depuis deux ans a souvent déménagé ou déposé le bilan.

Gestion des factures : conservation et sanctions

Factures émises et reçues se conservent 10 ans au titre du Code de commerce (article L123-22), le délai fiscal étant de 6 ans (article L102 B du Livre des procédures fiscales). On retient le plus long. Une facture papier s'établit en double exemplaire, l'original pour le client.

Les sanctions, à connaître sans les dramatiser :

• mention manquante ou inexacte : 15 € par omission, plafonnés à 25 % du montant de la facture (article 1737 du CGI) ;
• absence de facturation : jusqu'à 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une société, doublés en cas de récidive dans les deux ans (article L441-9 du Code de commerce) ;
• délais de paiement non respectés ou pénalités non conformes dans les CGV : jusqu'à 75 000 € pour une personne physique et 2 millions d'euros pour une société (article L441-16 du Code de commerce) ;
• facture électronique non émise une fois l'obligation applicable : 50 € par facture, dans la limite de 15 000 € par an.

Pour une TPE, le risque réaliste n'est pas l'amende de 375 000 €, mais la facture sans échéance ni taux de pénalités qui vous laisse démuni face à un client qui traîne.

Organiser l'encaissement au quotidien

La trésorerie se joue dans des gestes simples, répétés chaque semaine :

1. Facturer le jour même. La fin de mission déclenche la facture, pas la fin du mois.
2. Écrire une date, pas un délai. « À régler le 15 octobre 2026 » est plus clair que « 30 jours fin de mois », et c'est cette date que reprendra la relance.
3. Vérifier les coordonnées de facturation dès le devis, y compris le numéro de bon de commande exigé par le client.
4. Tenir une balance âgée, ce tableau qui classe les factures non payées par ancienneté du retard (moins de 30 jours, 30 à 60, plus de 60). Dix minutes par semaine suffisent.
5. Demander un acompte aux nouveaux clients et sur les missions longues. C'est la protection la plus efficace contre l'impayé, bien avant le tribunal.

L'escompte, lui, se manie avec prudence : 1 % pour un paiement à 8 jours peut convaincre un client pressé, mais sur un secteur à faible marge il coûte vite plus qu'il ne rapporte.

Questions fréquentes sur les règles de facturation

Notre avis

Quand j'accompagnais des dirigeants de TPE, les dossiers d'impayés se ressemblaient presque tous. Rarement un client de mauvaise foi. Bien plus souvent une facture partie tard, sans date d'échéance, adressée à un interlocuteur qui avait quitté l'entreprise, puis relancée au bout de deux mois, par gêne. La loi donne aux créanciers professionnels des outils solides : des pénalités qui courent seules, une indemnité automatique, une injonction de payer peu coûteuse. Ils ne servent qu'à ceux qui ont préparé le terrain au moment de facturer. Ma conviction : la meilleure procédure de recouvrement reste une facture complète, envoyée le jour même, avec une date écrite en toutes lettres. Et, cette année, une plateforme de réception choisie avant que la mise en demeure n'arrive.

Retrouvez l'ensemble de nos conseils pour gérer une petite entreprise au quotidien.