Visite d'information et de prévention à l'embauche : délais et dispenses

La visite médicale d'embauche, appelée officiellement visite d'information et de prévention (Vip), doit être organisée par l'employeur dans un délai maximum de 3 mois après la prise de poste effective du salarié. Ce délai tombe à 2 mois pour un apprenti majeur, et la visite doit avoir lieu avant l'affectation au poste pour les mineurs et les travailleurs de nuit. Dans certains cas, le salarié peut toutefois être dispensé de cette visite.

Qu'est-ce que la visite médicale d'embauche

Depuis la réforme de la médecine du travail, l'expression « visite médicale d'embauche » recouvre en réalité un dispositif renommé visite d'information et de prévention, la Vip. Service Public le rappelle sans ambiguïté : tout salarié nouvellement recruté doit bénéficier d'une visite d'information et de prévention. Elle est réalisée par un professionnel de santé du service de prévention et de santé au travail, et ce professionnel peut être le médecin du travail lui-même, mais aussi un infirmier en santé au travail selon l'organisation du service.

Cette visite poursuit trois objectifs principaux : informer le salarié sur les risques liés à son poste et sur son droit de solliciter à tout moment une visite auprès du médecin du travail, le sensibiliser aux moyens de prévention disponibles, et identifier si son état de santé ou son exposition à certains risques justifient une orientation plus poussée vers le médecin du travail. Il ne s'agit donc pas, dans le cas général, d'un examen d'aptitude au sens strict, mais d'un entretien de prévention et d'information.

Pour les salariés exposés à des risques particuliers pour leur santé, leur sécurité ou celles de leurs collègues, le dispositif change de nature : ils bénéficient d'un suivi individuel renforcé (SIR), qui comprend un examen médical d'aptitude réalisé par le médecin du travail lui-même, et non une simple Vip. Confondre les deux dispositifs conduit souvent les petites entreprises à se tromper de procédure, d'où l'intérêt de vérifier dès l'embauche si le poste relève ou non d'un risque particulier.

Qui est concerné par la visite médicale d'embauche

La Vip concerne tous les salariés travaillant dans les entreprises privées, ainsi que les établissements publics à caractère industriel et commercial (Épic) et les établissements publics à caractère administratif (Épa) qui emploient du personnel de droit privé. Les salariés du particulier employeur et les assistantes maternelles bénéficient également de la Vip, mais dans des conditions particulières qui ne sont pas détaillées dans cet article.

La nature du contrat n'a pas d'incidence sur le principe de l'obligation : un salarié en contrat à durée déterminée, y compris dans le cadre d'un contrat de professionnalisation ou d'un contrat aidé, est suivi par la médecine du travail au même titre qu'un salarié en contrat à durée indéterminée. Les jeunes effectuant des stages dans le cadre d'enseignements scolaires ou universitaires ne sont en revanche pas concernés par ce dispositif.

Pour organiser cette visite, l'employeur doit d'abord disposer d'un service de prévention et de santé au travail (SPST), interne à l'entreprise ou interentreprises selon son effectif. C'est une étape qui s'articule naturellement avec les autres démarches d'embauche d'un premier salarié, au même titre que la déclaration préalable à l'embauche (DPAE).

Délai de la visite médicale d'embauche : quand doit-elle avoir lieu

Le délai est la question la plus fréquente des employeurs, et la réponse varie selon le profil du salarié. Dans le cas général, la Vip doit être réalisée dans un délai maximum de 3 mois à partir de la prise effective du poste de travail. Ce délai se compte donc à partir du premier jour réellement travaillé, et non à partir de la date de signature du contrat.

Ce principe général connaît toutefois des exceptions importantes, résumées dans le tableau ci-dessous.

Au-delà de la première visite, le suivi se poursuit dans le temps. Le salarié passe une nouvelle visite dans un délai maximum de 5 ans à partir de la première visite. Ce délai de renouvellement est raccourci pour certains profils : si le salarié est reconnu travailleur handicapé, titulaire d'une pension d'invalidité ou travailleur de nuit, le délai maximum entre deux visites tombe à 3 ans.

Ces délais sont des plafonds, pas des rendez-vous automatiques fixés par l'administration : c'est à l'employeur de solliciter le service de prévention et de santé au travail dans ces fenêtres, et c'est à lui que revient la responsabilité du respect du délai, pas au salarié ni au service de santé au travail qui dépend du nombre de dossiers en cours.

Comment se déroule la visite d'information et de prévention

La visite est réalisée par un professionnel de santé du service de prévention et de santé au travail : médecin du travail ou, selon l'organisation du service, infirmier en santé au travail, qui poursuit les objectifs d'information et de prévention décrits plus haut.

Le médecin du travail peut demander des examens complémentaires s'il le juge utile ; ces examens sont à la charge de l'employeur. En revanche, le médecin du travail n'a pas le droit de transmettre à l'employeur des informations médicales concernant le salarié : seule une attestation de suivi est délivrée, précisant la date de la visite et la date avant laquelle le salarié bénéficiera de sa prochaine Vip.

Un point souvent mal connu des petites entreprises concerne le temps et la rémunération liés à la visite. Les examens médicaux sont réalisés sur le temps de travail et la rémunération est maintenue. Lorsque ces examens ne peuvent pas avoir lieu pendant les heures de travail, par exemple pour un salarié posté ou de nuit, ils sont rémunérés comme du temps de travail effectif. Le temps et les frais de transport nécessités par ces visites sont également pris en charge par l'employeur.

Dispense de visite médicale d'embauche : dans quels cas

Un salarié peut, sous certaines conditions, être dispensé de la Vip lors d'une nouvelle embauche. L'idée générale du dispositif est d'éviter de faire repasser une visite à un salarié qui vient d'être vu par la médecine du travail pour un poste comparable, et qui n'a présenté aucun problème de santé lié au travail depuis. Les conditions de cette dispense diffèrent toutefois selon que le salarié a été suivi récemment ou plus anciennement, et selon qu'il relève ou non de catégories particulières.

Dispense si la précédente visite a eu lieu dans les 3 dernières années

Lorsque le salarié a bénéficié d'une Vip dans les 3 ans précédant son embauche, l'organisation d'une nouvelle Vip n'est pas requise dès lors que 3 conditions sont réunies simultanément : le salarié occupe un emploi identique présentant des risques d'exposition équivalents, le professionnel de santé détient la dernière attestation de suivi ou le dernier avis d'aptitude du salarié, et aucun avis d'inaptitude ni aucune mesure individuelle d'aménagement, d'adaptation ou de transformation du poste ou du temps de travail n'a été émise par le médecin du travail au cours des 3 dernières années.

Dispense si la précédente visite a eu lieu dans les 5 dernières années

Un deuxième jeu de conditions s'applique lorsque la précédente Vip remonte à moins de 5 ans. Dans ce cas, la dispense est possible si le salarié occupe un emploi identique présentant des risques d'exposition équivalents, si le professionnel de santé détient la dernière attestation de suivi ou le dernier avis d'aptitude, et si aucun avis d'inaptitude ni mesure individuelle d'aménagement, d'adaptation ou de transformation du poste ou du temps de travail n'a été émise au cours des 5 dernières années.

Salariés handicapés, invalides, travailleurs de nuit ou désignés par le médecin du travail

Pour un salarié reconnu travailleur handicapé, titulaire d'une pension d'invalidité, travailleur de nuit, ou désigné par le médecin du travail, les conditions de dispense se resserrent logiquement puisque le délai de renouvellement de principe pour ces profils est de 3 ans et non de 5 ans. La connaissance par le personnel de santé d'une attestation de suivi délivrée pour un même emploi dans les 2 années précédant l'embauche fait également partie des éléments pris en compte selon la situation.

Cas particulier du salarié intérimaire

Les conditions de dispense varient aussi selon que le salarié est embauché par une entreprise de travail temporaire ou non. Pour un travailleur temporaire appelé à occuper une nouvelle mission, l'organisation d'une nouvelle Vip n'est pas requise lorsque 3 conditions sont réunies : il doit occuper un emploi identique présentant des risques d'exposition équivalents, et au cours des 2 dernières années, le médecin du travail ne doit avoir émis ni avis d'inaptitude ni mesure individuelle d'aménagement, d'adaptation ou de transformation du poste ou du temps de travail. Dans tous les cas, qu'il y ait dispense ou non, le salarié conserve le droit de demander à tout moment un examen auprès du médecin du travail, et l'employeur peut également solliciter cet examen de sa propre initiative.

Que se passe-t-il si l'employeur ne respecte pas le délai ou n'organise pas la visite

L'employeur a une obligation de protéger la santé et d'assurer la sécurité de ses salariés, et l'organisation de la Vip dans les délais fixés en découle directement. L'absence de visite ou le non-respect du délai de 3 mois exposent l'employeur à sa responsabilité en cas de manquement, puisqu'il s'agit d'une obligation qui lui incombe et non d'une simple formalité administrative que le salarié devrait réclamer de lui-même.

Au-delà du risque juridique, l'absence de Vip prive aussi l'entreprise d'un outil de prévention utile : c'est lors de cette visite que le professionnel de santé identifie des situations qui mériteraient une orientation vers le médecin du travail, par exemple un aménagement de poste. Retarder la visite, c'est retarder cette détection, parfois au détriment du salarié comme de l'entreprise.

Exemple concret : un artisan qui embauche son premier salarié

Prenons le cas d'un artisan plombier qui embauche son premier salarié, un ouvrier qualifié de 24 ans, en contrat à durée indéterminée, à temps plein. Le salarié prend ses fonctions un lundi. L'artisan doit, dès cette date, avoir adhéré à un service de prévention et de santé au travail interentreprises, condition préalable à l'organisation de toute visite. La prise de poste effective marque le point de départ du délai : l'employeur dispose donc jusqu'à 3 mois après cette date pour que la Vip soit réalisée, faute de quoi il reste en situation de manquement vis-à-vis de son obligation de protection de la santé du salarié.

Si ce même salarié avait auparavant travaillé 2 ans chez un autre artisan plombier, sur un poste strictement identique, et qu'il avait passé une Vip il y a 18 mois sans qu'aucun avis d'inaptitude ni aucune mesure d'aménagement n'ait été émise depuis, l'employeur pourrait envisager la dispense de nouvelle Vip, à condition que le service de santé au travail détienne effectivement la dernière attestation de suivi du salarié. Dans la pratique, c'est souvent ce dernier point, la transmission de l'attestation entre services de santé au travail différents, qui bloque la dispense en TPE : mieux vaut donc demander directement au salarié de fournir sa dernière attestation plutôt que de présumer que la dispense s'applique automatiquement.

La visite elle-même, qu'elle soit réalisée ou non en dispense, se négocie en amont avec le service de santé au travail dont l'artisan dépend : celui-ci fixe le rendez-vous et en informe l'employeur, qui organise ensuite le temps de travail du salarié en conséquence, avec maintien intégral de la rémunération.

Erreurs fréquentes des petites entreprises sur la visite d'embauche

La confusion la plus répandue consiste à penser que la Vip équivaut systématiquement à un examen d'aptitude délivrant un avis « apte » ou « inapte ». Ce n'est le cas que pour les salariés relevant du suivi individuel renforcé, exposés à des risques particuliers. Pour les autres, la Vip reste un entretien d'information et de prévention, sans délivrance d'avis d'aptitude au sens strict.

Une deuxième erreur consiste à faire démarrer le délai de 3 mois à la date de signature du contrat plutôt qu'à la date de prise de poste effective. Un salarié qui signe son contrat un mois avant sa prise de poste réelle dispose, dans les faits, du délai complet à compter de son premier jour de travail, pas de la signature.

Enfin, certains employeurs considèrent la dispense comme acquise dès lors qu'un ancien employeur leur rapporte verbalement que le salarié a « déjà fait sa visite ». Les 3 conditions cumulatives, emploi identique avec des risques d'exposition équivalents, détention effective de l'attestation par le professionnel de santé, et absence d'avis d'inaptitude ou de mesure d'aménagement sur la période considérée, doivent toutes être vérifiées par le service de santé au travail, pas simplement affirmées par l'employeur.

Questions fréquentes

En pratique, la visite médicale d'embauche se gère comme n'importe quelle autre démarche d'intégration : elle se prépare dès la signature du contrat, en parallèle de la DPAE et du calcul du coût réel du salarié pour l'employeur. Les employeurs qui attendent le dernier mois du délai de 3 mois pour contacter leur service de santé au travail se retrouvent souvent coincés par les délais de prise de rendez-vous propres à chaque service. Le conseil à retenir est simple : programmer la visite dès le premier jour de travail du salarié, pas 3 mois après. Pour l'ensemble des obligations liées au recrutement, la rubrique recruter et manager du site rassemble les autres étapes à connaître.

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À propos de l'auteure

Laure Mazerolle, rédactrice en chef. Douze ans à accompagner des dirigeants de TPE dans leurs premières années d'activité, avant de prendre la rédaction. Chaque guide est vérifié sur les textes officiels.